Problemstellung
Die Rechnungsverarbeitung ist in vielen Unternehmen, insbesondere KMU, zeitraubend und manuell ausgerichtet. Das heißt Rechnungsdaten werden von den Mitarbeitenden händisch in Warenwirtschaftssysteme oder andere Softwares übertragen. Zudem gehen Rechnungen per Post und per Mail in unterschiedlichen Formaten im Unternehmen ein. Dies stellt eine Mehrarbeit für die Mitarbeitenden dar und hält sie von wichtigeren Betriebstätigkeiten ab. Fehler fallen zudem häufig erst nach Beschwerden von Kunden und Zulieferern auf.
Vorteile der Lösung
Mit Hilfe der Lösung werden die Rechnungsdaten automatisch und strukturiert in das Warenwirtschaftssystem übertragen. Durch die Prozessautomatisierung werden die Mitarbeitenden von sich wiederholenden Tätigkeiten entlastet. Übertragungsfehler durch manuelles Abtippen werden vermieden und die Verarbeitung der Rechnungen funktioniert schneller. Dies spart Kosten und steigert die Effizienz.
Genutzte Technologien
Die Technologie OCR (Optical Character Recognition) digitalisiert die Rechnungsdaten und stellt sie zur Verarbeitung bereit. Mittels Künstlicher Intelligenz werden die digitalisierten Daten extrahiert und durch Softwareroboter, auch RPA (Robotic Process Automation) genannt, in das Warenwirtschaftssystem übertragen.
Einsatzgebiete
OCR wird als Grundlage für Dokumentenmanagementsysteme genutzt, um eine Weiterverarbeitung und Automatisierung von Rechnungen oder Lieferscheinen zu ermöglichen. RPA eignet sich besonders bei wiederholenden Routinetätigkeiten im Bereich des Rechnungswesens oder der Kundenverwaltung.
